如今,武漢會議服務公司作為一個專業領域,早已成為會議順利進行不可或缺的環節。會議服務行業的職能不再只是端茶倒水的普通工作。會議服務貫穿于從會前準備到會議結束。接下來,小編就來說說會議服務的一些注意事項。
一、會議服務前期準備
1、會議服務商應與會議主辦方溝通,詳細了解會議的時間、性質、內容和參會人數。
2、根據主辦方提供的材料,制定詳細的接待方案,包括會議活動安排、會場布置等。
二、會議場地安排
會議服務商應根據主辦方的要求安排會議場地。會議場地應給人以莊重之感,環境衛生合格,燈光適宜,花藝適宜,并根據會議室大小和參會人數安排桌椅。
三、茶水服務
1、會場應選擇圖案、款式、顏色相同的茶具。
2、茶具要保持清潔,不能有污漬和指紋。
3、茶杯要擺放整齊。一般情況下,茶杯應放在客人的右手上,距離會議桌前緣約5厘米。如果客人是左撇子,茶杯應該放在左手邊。
4、如客人需要其他酒水,則將其他酒水放在與會者的右手邊,酒水標簽方向一致。
四、會議用品的準備
1. 茶杯。茶杯使用前必須消毒,茶杯必須完好,不能有縫隙。
2.簽到臺。簽到臺桌布無臟污、無破損。
3.鮮花。使用鮮花,花香不能太濃,注意是否有人對某些花過敏。
4. 文具。鋼筆的墨水要飽滿流暢,筆記本的紙要好寫。
五.迎賓服務
1、會議開始前一小時,接待人員在會場門口等候參會人員。
2、微笑迎接客人,語言禮貌,風度大方。
六.倒茶
服務人員定時進入會場,為參會人員添茶。腳步輕盈,動作輕盈。
七、會議結束
1、會議結束,會議服務人員應在會議室門口微笑送行來賓。
2. 與會人員全部離開后,會議服務人員應檢查會議室,查看是否有與會人員遺忘的物品。
3.清理。
4、會議結束后,會議服務單位應回訪會議主辦方,聽取會議服務反饋意見。
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